Poiché sempre più aziende scelgono sistemi autore strutturati, sistemi di gestione dei contenuti e distribuzioni simultanee su tutti i mercati, gli specialisti responsabili per lo sviluppo dei contenuti si trovano di fronte a una pressione maggiore per avviare in anticipo il processo di localizzazione. Il grado di maestria con cui un team di ricerca riesce a trattare tematiche relative ai dieci compiti di seguito descritti può determinare il successo o il fallimento del processo di integrazione.

1. Comunicazione

Spesso la comunicazione è il tema più importante che viene trattato nelle revisioni dei progetti. Non si può mai averne abbastanza di una comunicazione attuale e di rilievo. Collaborando con team di specialisti multiculturali e virtuali risulta particolarmente importante comunicare prima, frequentemente e in migliaia di modi. Per esempio, se vi trovate in una teleconferenza, inviate una mail per esaminare e controllare le azioni accordate e le date di scadenza, e inserite le informazioni sul portale del gruppo. Non dovete pensare che tutti abbiano avuto la stessa idea in merito a tempi, requisiti per il progetto o responsabilità. Invece bisogna essere espliciti e chiari per quanto riguarda le aspettative all'inizio del progetto e, dove possibile, localizzare e occuparsi di qualsiasi supposizione potenzialmente conflittuale. È necessario fornire corsi di formazione affinché gli specialisti responsabili per la localizzazione e i contenuti comprendano le analogie e le differenze tra i due ruoli. Nominate punti di contatto primari e secondari in modo tale che essi fungano da collegamento con gli specialisti della traduzione. Se dall'incontro di progetto viene fuori qualcosa che potrebbe influenzare la documentazione, anche la traduzione ne subirà le conseguenze. Infine, collaborate con il fornitore di servizi per la localizzazione per scoprire di cosa hanno bisogno per ottenere risultati positivi.

2. Analisi delle necessità

Di solito le aziende tendono a mostrare entusiasmo quando si parla di strumenti e metodi, che spesso porta a scegliere un determinato strumento o metodo prima di chiarire veramente qual è il problema e ciò di cui si ha bisogno. Tuttavia nessuno strumento può essere una risposta a tutti i problemi. Se state utilizzando DITA, XML, o un sistema di gestione dei contenuti (CSM) oppure altri sistemi che richiedono notevoli risorse per il loro impiego, è necessario che valutiate processi e contenuti esistenti prima di "immergervi" in qualcosa di nuovo. Il migliore sistema di gestione di contenuti al mondo e il migliore utilizzo di XML/DITA non saranno molto d'aiuto se non si ha un'efficiente valutazione della qualità e un'efficace gestione delle correzioni e delle modifiche. I costi per la localizzazione potrebbero aumentare, e non diminuire, se non coinvolgete nell'analisi anche gli specialisti responsabili per la localizzazione, inserendoli così in processi nuovi, dando loro chiare istruzioni. Anche quando calcolate la redditività dell'investimento (ROI), dovete disporre di un riferimento base in modo tale da stabilire il grado di miglioramento dell'efficienza e dell'efficacia in termini di costi apportato dal nuovo sistema.

3. Scelta degli strumenti

Uno strumento che ha funzionato per una o due lingue potrebbe non funzionare per gestire una gamma più ampia di lingue. Alcuni strumenti sono più idonei per determinati tipi di contenuti rispetto ad altri. Alcuni strumenti facilitano il processo di localizzazione, mentre altri, al contrario, lo complicano. Spesso i costi per  servizi di desktop publishing e di formattazione costituiscono una percentuale elevata di tutte le spese per la localizzazione, quindi dovete collaborare con il fornitore di servizi per la localizzazione che vi aiuterà a ridurre i costi tramite una gestione efficace dei contenuti di sorgente.

4. Analisi dei contenuti

Alcuni contenuti non sono legati strettamente a un progetto e possono essere tradotti separatamente da quei contenuti che appartengono a un determinato progetto: un'analisi dei contenuti consente di individuare tali informazioni. Nella traduzione dei contenuti, gli specialisti responsabili della localizzazione caricano questi contenuti nella memoria traduttiva, effettuando una verifica comparativa con i contenuti già esistenti. I traduttori devono valutare i segmenti con corrispondenza parziale (il nuovo contenuto è quasi lo stesso rispetto al contenuto già esistente). Durante l'analisi dei contenuti per le aree di sovrapposizione, duplicazione, modifiche preferenziali, tipi di informazione, coerenza ecc., potete ridurre i segmenti aventi corrispondenza parziale, aumentare il livello di coerenza e qualità, riducendo così i costi per la localizzazione.

Il fornitore di servizi per la localizzazione può aiutarvi nell'analisi dei contenuti, effettuando una comparazione tra sorgente a sorgente dei contenuti nuovi e di quelli già esistenti. Se l'analisi indica una corrispondenza del 90-95%, dovete analizzare i processi di revisione per assicurarvi che le modifiche preferenziali non siano state eseguite su contenuti precedentemente tradotti. Inoltre, è necessario controllare il proprio CMS per assicurarsi che i contenuti esistenti siano facili da recuperare ed essere nuovamente utilizzati.

Verificate periodicamente i contenuti. Le verifiche consentono di individuare criteri appropriati, di vedere se si sta agendo in modo corretto e se vi è la possibilità di apporre miglioramenti. Se effettuate regolarmente, le verifiche consentiranno di dare la priorità ai propri sforzi, fornendo le informazioni necessarie per prendere decisioni oculate.

La creazione di segmenti/componenti/moduli di contenuti consente di inoltrare al fornitore di servizi per la localizzazione solamente il contenuto non tradotto, fattore che fa risparmiare il 10% o più dei costi per la localizzazione perché i fornitori addebitano il costo anche per corrispondenze pari al 100%. Una tale spesa avviene perché il traduttore "umano" deve verificarne il contesto. L'invio esclusivo di contenuti nuovi o corretti annulla tali costi. Il processo di riutilizzo citato precedentemente semplifica il grado di coerenza. Invece di riscrivere un avvertimento ogni volta che è necessario, scrivetelo una volta sola e utilizzatelo più volte. Eseguite lo stesso procedimento con grafici, tabelle, informazioni normative e con altri contenuti impiegati in diversi punti. Tuttavia, coerenza non è sinonimo di qualità. È necessario anche impiegare un po' di tempo nel processo di internazionalizzazione dei contenuti per assicurasi che siano chiari, concisi e precisi.

5. Internazionalizzazione

Idealmente il processo di internazionalizzazione non è un processo a sé, ma è integrato nella progettazione vera e propria del prodotto, della pianificazione strategica e del contesto culturale. Appare molto più semplice progettare qualcosa che tenga in considerazione le necessità globali piuttosto che aggiornarlo in un secondo momento. Occorre tempo per formare una comprensione iniziale e cambiare la cultura aziendale. E questo è un processo continuo dato che i vari specialisti raggiungono nuovi livelli di conoscenza e comprensione. Una volta avvenuto il processo di integrazione, le aziende iniziano a raccogliere i frutti in termini di tempi più veloci per lanciare il prodotto sul mercato, meno questioni culturali, migliori servizi per il cliente, e potenzialmente, quote di mercato più ampie.

6. Revisione

"Non si può ottenere un risultato di qualità con mezzi scadenti": questo è il processo di localizzazione. Tanto più alta è la qualità dei contenuti di sorgente, quanto migliore sarà la traduzione. Contenuti di sorgente imprecisi e scritti male produrranno traduzioni inesatte e di scarsa qualità. Un esempio: se vi compare un errore nella sorgente che prevede un costo di 10 Euro per la riparazione, moltiplicate quella quantità per il numero di lingue e di errori e noterete come il prezzo "lieviterà" (10 euro x 20 lingue x 100 errori = 20000 euro). Senza un processo di revisione efficace, sia la gestione dei contenuti che la localizzazione saranno destinati a fallire. Un output di CMS revisionato in modo sbagliato presenterà incoerenza in termini di tono e stile, disorientando l'utente, rendendogli così difficile la traduzione.

Inoltre, i contenuti che sono stati localizzati necessitano di un processo di revisione efficace nel paese in cui il prodotto è stato creato perché i revisori conoscono appunto tale prodotto, hanno ottime conoscenze sia della lingua di partenza che di quella di arrivo ed eseguono la loro revisione come parte dei loro incarichi lavorativi. Una revisione accurata è data anche in misura parziale dal possesso e dall'utilizzo di una guida e modelli per assicurare il fattore coerenza. Il team responsabile per la localizzazione può aiutare nell'individuare eventuali problemi di localizzazione tramite guide e modelli, in modo tale da ottimizzarli, appunto, per la localizzazione. Si raccomanda di considerare questo punto in anticipo in modo tale da avere tempo a sufficienza per mettere in pratica i vari consigli.

Spesso i lavori di desktop publishing ed engineering costituiscono le spese più elevate in un progetto di traduzione. Verificando che i modelli funzionino correttamente con tutte le lingue, è possibile ridurre notevolmente sia problemi che costi supplementari al termine del progetto. Ancora meglio è automatizzare il desktop publishing, utilizzando un sistema di gestione dei contenuti; il sistema autore strutturato vi farà risparmiare, consentendovi di concentrare le risorse sulla qualità dei contenuti stessi in modo più efficace. Attenzione: occorre uno sforzo notevole per effettuare il passaggio verso una gestione dei contenuti e sistemi autore strutturati e agendo in questo modo non è che si può trovare un rimedio a tutti i problemi: quindi assicuratevi di effettuare in anticipo un'analisi costi/vantaggi.

7. Terminologia

Una terminologia coerente consente di tradurre molto più facilmente i vari contenuti. Come per la guida e i modelli, potete gestire la terminologia al di fuori di un determinato progetto. La creazione di una terminologia rappresenta anche una perfetta opportunità di impiegare in  anticipo nel ciclo di produzione i vostri revisori e il vostro fornitore di servizi per la localizzazione. È necessario creare un sotto-gruppo che comprenda un responsabile dal gruppo di specialisti per la documentazione, localizzazione e sviluppo, nonché per la revisione. Se eseguite questo procedimento in modo costante, specialmente quando vengono creati nuovi prodotti, ciò vi assicurerà un maggior grado di coerenza in termini di prodotto, documentazione, materiali necessari per il marketing del prodotto e prodotti linguistici. I termini che sono stati considerati validi possono essere inseriti in anticipo nelle memorie traduttive e utilizzate in progetti per software per controllare l'interfaccia utente.

8. Gestione metadati e segmenti

Se utilizzate XML o altri strumenti autore strutturati, dovete individuare in modo preciso quali metadati verranno tradotti e quali non verranno tradotti. È una sensazione bruttissima arrivare alla valutazione finale della qualità per scoprire che alcuni segmenti di testo non sono stati tradotti, quando invece avrebbero dovuto esserlo e altri metadati non funzionano in modo corretto perché sono stati tradotti, ma non avrebbero dovuto essere tradotti.

9. Gestione delle modifiche

Come il processo di revisione, una gestione efficace delle modiche è fondamentale per l'esito positivo di qualsiasi progetto di gestione dei contenuti, specialmente quando viene integrato anche il processo di localizzazione. La gestione delle modifiche consente un maggiore spirito di iniziativa nel prendere decisioni che riguardano come e quando inserire nel processo di localizzazione le correzioni apportate. Se un progetto è già nella fase di post-editing o di desktop publishing quando effettuate delle modifiche, l'inserimento di tali modifiche costerà molto di più rispetto al semplice avvio dei contenuti. Se i revisori chiedono di effettuare modifiche e non si attengono al processo, si corre il rischio di poter far fallire completamente il progetto perché i traduttori dipendono da loro per l'approvazione della valutazione sulla qualità. Il progetto può procedere senza intoppi se i revisori sono qualificati per le caratteristiche del prodotto, se sono madrelingua della lingua di arrivo e se la revisione fa parte dei loro incarichi lavorativi.

10. Fasi del processo

Integrare in anticipo la localizzazione nel processo di sviluppo dei contenuti richiede di apportare alcune modifiche alle varie fasi del processo. È una buona idea quella di iniziare con un progetto pilota con a capo persone motivate, intraprendenti e dotate di creatività che comprendono i motivi economici di integrare i processi di localizzazione e documentazione, nonché avere le capacità tecniche di giungere al successo. I progetti pilota consentono di risolvere qualsiasi intoppo e di impostare dei criteri prima dell'introduzione di nuovi processi. È necessario quindi coinvolgere il fornitore di servizi per la localizzazione e impostare dei criteri per valutare il grado di funzionamento di ogni fase del processo.

Prendete in considerazione di modularizzare i contenuti in modo tale da sottoporre piccoli segmenti, che sono stati approvati, al processo di localizzazione, piuttosto che aspettare la fine del progetto. Se utilizzate un CSM, potete inviare solamente i contenuti modificati agli specialisti responsabili delle traduzioni, automatizzare il servizio di desktop publishing e modificare il processo di valutazione della qualità delle traduzioni per accertarsi che l'output sia corretto. Il desktop publishing e la formattazione dell'output costituiscono i costi maggiori quando si localizzano i contenuti. I business case variano da impresa a impresa, ma potreste risparmiare oltre il 20% delle spese per il processo di localizzazione, attuando un processo efficace.

Conclusioni

Quelle aziende che integrano con successo la localizzazione nel processo di documentazione e di creazione del prodotto raccolgono i vantaggi finanziari di distribuzioni simultanee a livello globale, servizi migliori al cliente nonché una qualità elevata dei prodotti che soddisfano le esigenze di tutti i clienti -  a prescindere dal luogo. Un tale processo di integrazione richiede un fornitore di servizi per la localizzazione per analizzare il rapporto con il cliente da una prospettiva a lungo termine.

Il processo di integrazione porta a un mancato guadagno a breve termine nell'ambito del progetto, mentre il budget generale per la localizzazione di solito non diminuisce. Al contrario, quei risparmi a breve termine serviranno per aggiungere lingue, per migliorare l'internazionalizzazione del prodotto, per localizzare il commercio o per altre iniziative che perfezionano la presenza dell'impresa a livello globale: l'insieme di questi fattori rappresenta delle opportunità di guadagno per il fornitore esperto.

Kit Brown-Hoekstra, Direttore di Comgenesis, LLC, è membro di STC, partecipa attivamente e regolarmente a conferenze in tutto il mondo e ha scritto molti articoli sulla varietà della comunicazione tecnica e della localizzazione. È anche co-autore dell'opera Managing Virtual Teams: Getting the Most from Wikis, Blogs, and Other Collaborative Tools (Gestire squadre virtuali: ottenere il massimo da Wikipedia, Blog e altri strumenti di collaborazione).

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